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POLITICA DE PRIVACIDAD Y USO DE DATOS

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 Antes de acceder y/o hacer uso de nuestros servicios (Pagina Web y Aplicación Web para nomina-Genera), GENERA SOFTWARE S.A.S Sociedad identificada con NIT. 901.544.325-1 con domicilio en la ciudad de Ibagué- Tolima, ubicada en Cra 5 N 38-14 Ed Coomeva Oficina 603, quien ejerce como responsable del tratamiento de datos personales, le invita a leer esta política de privacidad y tratamiento de datos personales, para que de esta manera se asegure del tratamiento que se da a su Información Personal.   

Si tiene alguna pregunta o duda sobre esta política, comuníquese con nosotros a través de la página web www.genera.pro o el Teléfono 267 71 33 - 314 595 2994  o correo electrónico contacto@genera.pro.

La política que a continuación se describe aplica para toda persona natural o Jurica que de manera libre y voluntaria registre su información personal al hacer uso de nuestros servicios, bien sea directamente o a través de un tercero, donde se consigne información en las bases de datos y pagina web de GENERA SOFTWARE S.A.S.

Lo anterior teniendo en cuenta lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 que desarrolla el derecho a conocer, actualizar y rectificar la información recogida en bases de datos y los demás derechos, libertades y garantías a que se refieren los artículos 15 y 20 de la Constitución (derecho a la intimidad y derecho a la información, respectivamente). La citada Ley tiene aplicación directa sobre los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte de entidades públicas o privadas para el caso puntual.

 

El titular que entregue sus datos personales a GENERA SOFTWARE S.A.S, podrá en cualquier momento si así lo decide solicitar que los mismos sean retirados, modificados, rectificados, o cancelados. Es así que todos los usuarios titulares de datos en GENERA SOFTWARE S.A.S podrán ejercer sus derechos de acuerdo con el procedimiento establecido en la política de tratamiento de datos personales de GENERA SOFTWARE S.A.S.

 

Su privacidad y la seguridad de sus datos son nuestra prioridad, forma parte de nuestros principios, y así lo reflejamos en la política que presentamos a continuación.

 

 

POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

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GENERA SOFTWARE S.AS. se permite informar que adopta la siguiente política de tratamiento de datos personales en el deber que le asiste conforme a la ley y la constitución;

Tipo de datos de recolecta GENERA SOFTWARE S.A.S. 

GENERA SOFTWARE S.A.S en el desarrollo de sus actividades requiere realizar el tratamiento de las siguientes categorías de datos:

A) Datos públicos. B) Datos laborales. C) Datos de contacto. D)Datos patrimoniales. E) Datos identificativos. F) Datos de circunstancias sociales   G) Datos académicos H) Datos sensibles.

 

Teniendo en cuenta las categorías de datos que recolectamos nos permitimos presentarle nuestra política de tratamiento de datos;

 

PRIMERO. Finalidad Del Tratamiento De Los Datos Personales: Los datos personales proporcionados a través de sus diferentes canales serán objeto de tratamiento (recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y/o transmisión) para la finalidad específica para la que fueron suministrados, en especial para la operación y desarrollo del objeto social, registro, creación y atención al cliente adicionalmente comunicar de manera fluida información sobre nuestros productos, envío de publicidad, servicios, alianzas, medir niveles de satisfacción, efectuar transacciones, realizar labores de reporte a las distintas entidades financieras y/o compañías aseguradoras, mediando o no un deber legal, así mismo se requieren para trámites administrativos comerciales de análisis estadísticos, investigación de mercados, auditorias contables y financieras, reportes contables y datos de facturación.

Se pone de presente que la información solicitada a través de nuestros diferentes medios transaccionales como página WEB, Aplicación WEB Genera para nómina, correo electrónico u otros medios y que versen sobre datos sensibles para el registro, creación o atención al usuario son de carácter facultativo y expresamente utilizados para la misionalidad de GENERA SOFTWARE S.A.S,  por lo tanto el titular no está en la obligación de autorizar su tratamiento si a lo desea.

GENERA SOFTWARE S.A.S dará confidencialidad a los datos personales suministrados por los titulares y no los entregará a terceros con fines comerciales y sin autorización e información previa al titular.

 

SEGUNDO. Qué Información Personal recopilamos: Para prestarle nuestros Servicios, debemos recopilar Información Personal relacionada con una persona física identificada o identificable (“Información Personal”). Recopilamos la Información Personal que usted nos proporciona mientras usa los Servicios, así como de otras fuentes. Estos son los tipos de Información Personal que recopilamos sobre usted A) Información que usted nos proporciona. Cuando se registra para obtener nuestros Servicios, utiliza cualquiera de nuestros Servicios y/o cuando se pone en contacto con nosotros directamente mediante cualquier canal de comunicación (solicitudes,  asistencia técnica, correos electrónicos), podría proporcionarnos Información Personal, como su nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono, Información Personal de pago (en el caso de los Usuarios con Servicios pagados), Información Personal incluida en sus comunicaciones con nosotros e información personal que figura en los documentos de identificación escaneados (como un documento o cédula  de ciudadanía, licencia de conducir, pasaporte o documentos oficiales de registro mercantil y empresarial). B) Información que recopilamos al utilizar los servicios. Cuando usted visita, descarga y/o utiliza cualquiera de los servicios de la página web de GENERA SOFTWARE S.A.S, podemos recopilar información personal agregada (anónima) sobre el uso, a saber, actividad de navegación y actividad de tráfico, mapas de calor  y de desplazamiento de los visitantes y usuarios; Información Personal no identificable relativa al dispositivo, sistema operativo, navegador de internet, resolución de pantalla, configuración de idioma y teclado, proveedor de servicios de internet, páginas de remisión y salida, sellos de fecha y hora, etcétera, en relación con los visitantes y usuarios.

 

TERCERO.  Responsable Y Encargado Del Tratamiento De Información: el responsable del tratamiento de datos personales es GENERA SOFTWARE S.A.S. cuyo domicilio principal se encuentra en Cra 5 N 38-14 Edificio Coomeva Oficina 603 Ibagué-Tolima, correo electrónico contacto@genera.pro, teléfono 267 71 33 o 314 595 2994.

 

CUARTO. Para Que Recopilamos La Información: GENERA SOFTWARE S.A.S se reserva el derecho a utilizar la información recolectada con los fines indicados según nuestra política, entre otros;

  • Procesamiento y administración de sus transacciones como cliente o usuario o prospecto o aliado o empleado de GENERA SOFTWARE S.A.S.

  • Ofrecer a través de medios propios o conjuntamente con terceros información de nuevos lanzamientos de productos, servicios, planes, promociones, eventos y/o beneficios.

  • Información adicional que beneficie la operación, soporte, mantenimiento, actualizaciones, garantía de nuestros servicios en caso de incidentes, inconvenientes, requerimientos o fallas.

  • Cumplir con la notificación de información de su interés cuando lo haya solicitado, incluyendo la respuesta a sus PQRS y en general peticiones, dudas o cuestionamientos.

  • Estudiar y almacenar información asociada a solicitudes de alguno de nuestros servicios que como cliente o futuro cliente debemos conocer para la relación comercial.

  • El envío de comunicaciones relacionadas con las actividades comerciales de GENERA SOFTWARE S.A.S., noticias e información útil para nuestra empresa, productos, ofertas, novedades, invitaciones a eventos, ofertas de empleo, propaganda, publicidad y/o encuestas sobre nuestros servicios y/o los productos y servicios de nuestros socios comerciales.

  • Tratamiento de los datos de uso de nuestros servicios con fines estadísticos, mercadeo o análisis relacional de información.

  • Tratamiento de los datos para fines de investigación, innovación y desarrollo de nuevos productos y/o servicios.

  • Otras actividades relacionadas con el objeto social que necesariamente deben utilizar la información o datos personales de clientes, prospectos, proveedores, empleados, aliados y demás personas relacionadas con alguno(s) de nuestros productos y/o servicios, y/o con nuestra organización.

Los titulares de datos personales almacenados en cualquiera de las bases de datos de la empresa podrán ejercer en cualquier momento sus derechos de acceso, actualización, rectificación y supresión, frente al responsable del tratamiento de los datos.

Los procesos técnicos o administrativos que sean realizados por terceros (encargados) se realizarán en todos los casos dando cumplimiento a lo descrito en los artículos 24 y 25 del decreto 1377 de 2013 y los artículos 2.2.2.25.5.1 y 2.2.2.25.5.2 del decreto único 1074 de 2015 relacionados con transferencia y transmisión de datos personales.

 

QUINTO. Mecanismos Para Conocer La Política De Tratamiento De Datos: nuestra política de tratamiento de datos personales y los cambios sustanciales que se produzcan en ella y en el presente aviso, podrán ser consultados en la página web www.genera.pro Política de privacidad y uso de datos.

 

GENERA SOFTWARE S.A.S no cederá a terceros los datos personales de los usuarios que sean recolectados sin su consentimiento expreso. Sin perjuicio de lo anterior se podrán ceder los datos personales cuando así sea requerido por las autoridades administrativas competentes o por mandato judicial.

 

SEXTO: Derechos De Los Titulares Respecto Al Tratamiento De Datos: derechos que le asisten al Titular de los datos personales;

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  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

  • Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en la ley;

  • Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;

  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, en los términos de ley y de la jurisprudencia que la interpreta;

  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

 

El derecho de supresión no es un derecho absoluto. GENERA SOFTWARE S.A.S puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:

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  •  El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, siempre y cuando no medie mandato judicial que disponga lo contrario.

  •  La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas y disciplinarias.

  •  Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

  • Los datos sean datos de naturaleza pública y correspondan a los registros públicos, los cuales tienen como finalidad su publicidad.

  • Los datos constituyan un soporte para la operación normal y fundamental de la empresa, que deba ser conservada por esta en virtud de la Ley o sus procesos internos.

 

Igualmente, el titular de datos personales puede revocar en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o contractual. En este caso puede operar de manera parcial o total.

SEPTIMO. Autorización Del Titular De La Información: al autorizar el uso de datos el titular de la información acepta que los datos personales aportados al momento de su registro, o cualquier otro dato facilitado a la empresa en cualquier momento, sean utilizados con las finalidades previstas en esta política, así como también facilitar la relación que se establece o se espera establecer.

Mediante autorización expresa otorgada a través de mecanismos bien sean  físicos o electrónicos, entre otros telefónicamente,  o los dispuestos en la página web  de GENERA SOFTWARE S.A.S., el titular de la información al registrarse o indicar que autoriza el tratamiento de sus datos personales y que acepta la política incluida en el aviso de privacidad y tratamiento de datos, permite a GENERA SOFTWARE S.A.S. recolectar registrar, procesar, difundir y comercializar todos los datos e información que éste de forma voluntaria suministre en el momento del registro.

 

OCTAVO. Tratamiento De Datos: Una vez obtenida la autorización del titular, GENERA SOFTWARE S.A.S recopilará todos los datos personales del (los) titular(es) en una la base de datos electrónica respectivamente, cuya administración y guarda estará a su cargo. Se evitará el acceso no autorizado de terceros a los datos personales recolectados y ejecutará todas las medidas tendientes a su protección.

PARAGRAFO. Derechos De Los Niños, Niñas Y Adolescentes: En el Tratamiento de datos se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes, bajo los lineamientos de ley.

 

NOVENO.  Procedimiento De Atención Para Los Titulares De Información: GENERA SOFTWARE S.A.S Con el fin de favorecer la protección de los derechos del titular de la información, establece el siguiente procedimiento de atención:

  • Personal encargado de la atención de peticiones: Todas las peticiones, consultas y reclamos que se generen con ocasión del tratamiento de datos personales, deberán ser dirigidas al correo electrónico contacto@genera.pro o de manera física a la dirección Carrera 5 N 38-14 Edificio Coomeva Oficina 603 Ibagué-Tolima. Dicha comunicación deberá ser enviada por el titular de la información, dentro de dicha petición, consulta o reclamo, deberá incluirse información precisa, clara y detallada, así como también los hechos que lo sustentan, las pretensiones en concreto, su información de contacto y los documentos que quiera hacer valer.

Estos son los únicos canales que GENERA SOFTWARE S.A.S tiene habilitados para las peticiones, consultas y reclamos por protección de datos personales, por lo tanto, como titular, usted deberá tenerlos presente.

Dichos requerimientos serán resueltos en el tiempo estipulado por la ley, el cual corresponde a diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la comunicación para el caso en que el titular de la información solicite la consulta de sus datos personales, y quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente al recibo de la comunicación para el caso de reclamos. En caso de no ser posible atender el reclamo dentro de dicho término se le informará, los motivos de la demora y se le dará respuesta máxima (8) ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En caso de que el reclamo se encuentre incompleto, se le requerirá, dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Cuando GENERA SOFTWARE S.A.S no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al titular.

 

  • Titulares o personas facultadas para realizar consulta o reclamación: las personas facultadas para solicitar una consulta de sus datos personales a GENERA SOFTWARE S.A.S son las siguientes:

A) Todos los titulares de información que GENERA SOFTWARE S.A.S haya recolectado o almacenado en sus bases de datos. B) los terceros autorizados por el Titular o por la Ley. C) Los causahabientes. D) En general, a cualquier titular de la información personal.

 

Todo ejercicio de los derechos antes citados requiere de legitimación previa, de acuerdo con lo estipulado en la ley, por lo cual toda consulta o reclamo asociados a solicitudes de acceso, rectificación, actualización o eliminación de datos deberá estar acompañada de cualquiera de los siguientes documentos: - Fotocopia de su documento de identidad. -Carta autenticada de acreditación de causahabiente. -Carta autenticada de representación o apoderamiento. - Otro documento que acredite la facultad de representación del titular de los datos. cualquiera de los anteriores documentos según sea el caso.

 

  •  Solicitud De Imágenes O Videos: En caso de que el titular de la información solicite acceso a imágenes y/o videos donde se capture su información, deberá llevar a cabo el siguiente procedimiento: Indicar los hechos de la solicitud, estableciendo fecha, hora, lugar y demás información, que facilite la ubicación del fragmento de imagen o video, Justificar la necesidad de la solicitud, Aportar los documentos que permitan justificar que el titular es la persona indicada para realizar dicha solicitud. En caso de que el interesado sea un tercero, deberá aportar el documento de autorización para el acceso a esa información por parte del titular del dato.

 

  • Procedimiento para trámites por solicitud de imágenes y/o videos: Para que proceda el trámite, GENERA SOFTWARE S.A.S: A) Verificará que la información aún se encuentre almacenada en sus servidores o equipos de almacenamiento de imágenes y videos de video vigilancia. B) Revisará dicha solicitud, y verificará si es procedente, revisando que no afecte el derecho a la intimidad, y otros derechos fundamentales de terceras personas, diferentes al titular de la información que se encuentren en dichas imágenes y/o video. C) En caso de que afecte derechos de terceros, GENERA SOFTWARE S.A.S notificará que dentro de la información solicitada se encuentran imágenes de terceros, por lo cual se requiere realizar la anonimización (hacer borrosa o fragmentar) de los datos. Los costos de dicho proceso de anonimización deben ser cancelados por el solicitante. D) En caso de que no afecte derechos fundamentales de terceros, GENERA SOFTWARE S.A.S citará al titular de la información en sus instalaciones para que pueda visualizar la información que requiere.

 

DECIMO. Responsable Del Cumplimiento De La Política De Protección De Datos: El responsable del efectivo cumplimiento de la Política, así como de las consultas y reclamos relacionados con la protección de datos personales de los titulares en GENERA SOFTWARE S.A.S será la coordinación administrativa, En todo caso el responsable, podrá requerir a otras áreas de GENERA SOFTWARE S.A.S para efectos de verificar el cumplimiento de la normatividad relativa a protección de datos personales. En caso de cualquier duda respecto a esta política, puede contactarnos a través de nuestros canales anteriormente citados.

 

DECIMO PRIMERA. Tratamiento Ulterior De Datos Y Cambios En La Política De Privacidad: GENERA SOFTWARE S.A.S se reserva el derecho a actualizar la presente Política de Privacidad en cualquier momento. Dicha actualización se hará pública por parte de GENERA SOFTWARE S.A.S, en cualquier caso, con el preaviso a su entrada en vigor que legalmente sea necesario. Además, será comunicada directamente al interesado en el supuesto de que la misma afecte a sus derechos o libertades o cuando, por ejemplo, la inclusión de una nueva actividad tratamiento requiriera un consentimiento del interesado o modifique el alcance del interés legítimo que habilita el tratamiento.

 

DECIMO SEGUNDA. Disposiciones finales:

  • En el tratamiento de datos personales, GENERA SOFTWARE S.A.S de manera permanente, verificará en sus procesos, protocolos, procedimientos y políticas, que se garantice el derecho de hábeas data a los titulares de la información.

  • La presente política de tratamiento de datos personales se articula con las Políticas y procedimientos internos para la gestión de la protección de datos personales, las cuales, establecen los criterios, requisitos y lineamientos para que se haga efectiva la presente política.

  • Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Los datos personales proporcionados se conservarán mientras se mantenga la relación contractual con el titular de la información o mientras no se solicite su supresión por el interesado y siempre que exista un deber legal de conservarlos.

  • La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales obedece a la Versión PGE-01-V1 de Fecha 05-02-2022, que rige a partir de la fecha de su publicación previa aprobación por parte de la Gerencia.

 

Aprueba: Gerencia

 

 

 

Fecha de Aprobación: 07-02-2022

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